AI w logistyce, AI w transporcie i AI w spedycji z kosztami wdrożenia

AI w transporcie zaczyna się od policzenia godzin spedycji i pustych kilometrów

Firmy transportowe najczęściej kupują AI od złej strony. Ktoś zobaczył prezentację platformy do optymalizacji w czasie rzeczywistym i podpisał roczną umowę, zanim policzył, ile naprawdę kosztuje dziś ręczne układanie tras i przepisywanie dokumentów. Przy kilkunastu pojazdach jeżdżących stałymi kursami do tych samych odbiorców algorytm ma niewiele do poprawienia.

Dlatego zacznij od trzech liczb z ostatnich trzech miesięcy. Ile godzin dziennie dyspozytorzy i spedytorzy spędzają na planowaniu tras, przepisywaniu zleceń z maili i wprowadzaniu dokumentów. Jaki procent kilometrów to przebiegi puste albo dojazdy, za które nikt nie zapłacił. Ile czasu kierowcy stoją na placach u klientów, czekając na rozładunek. Największa z tych liczb wskazuje, gdzie AI w logistyce ma u ciebie najszybszy zwrot.

Integratorzy działający w polskim transporcie podają, że optymalizacja tras z AI obniża koszt paliwa i pustych przebiegów o 5 do 15 procent, odczyt dokumentów zmniejsza pracę biura przy CMR i fakturach o 50 do 70 procent, a dobrze ustawione awizacje skracają czas oczekiwania kierowców na placach o 30 do 50 procent. To widełki z wdrożeń u innych, nie obietnica. Twoja liczba wyjdzie dopiero z pilotażu na twoich danych.

Program do optymalizacji tras i jego cena

Najtańsze wejście w AI w transporcie to gotowy program do planowania tras w abonamencie. Wgrywasz listę adresów z oknami czasowymi, podajesz pojazdy i ich ładowność, a program układa trasy dla całej floty i wysyła je kierowcom do aplikacji. Kierowca odhacza dostawy, robi zdjęcie jako dowód doręczenia, a klient dostaje link do śledzenia.

Polski Routimo kosztuje 89 zł netto miesięcznie za pojazd w planie Standard (do 250 punktów, okna czasowe, eksport do Excela) i 129 zł netto w planie Professional (do 500 punktów, trasy wielodniowe, integracja z urządzeniami GPS), a przy płatności rocznej odpowiednio 960 zł i 1 400 zł netto za pojazd. OptimoRoute kosztuje 35,10 USD za kierowcę miesięcznie w planie Lite i 44,10 USD w planie Pro przy płatności rocznej, z 30 dniami bezpłatnego testu. Routific rozlicza się od liczby zamówień: 150 USD miesięcznie za 101 do 1 000 zleceń, bez opłaty za kierowcę.

Przy kilku pojazdach różnica między modelami jest niewielka. Przy 30 autach rozliczenie za pojazd i za zamówienie daje już zupełnie inne rachunki, dlatego porównanie cen dla trzech wielkości floty rozpisaliśmy we wpisie program do planowania tras, cena i porównanie. Programy do tras sprawdzają się w dystrybucji, kurierce, serwisie i handlu obwoźnym. W transporcie całopojazdowym na trasach międzynarodowych zysk przychodzi raczej z doboru ładunków powrotnych i wyceny frachtu niż z układania kolejności punktów.

Odczyt CMR i zleceń przez AI, koszt dla floty od 50 pojazdów

W spedycji najwięcej godzin zjada przepisywanie. Zlecenie przychodzi mailem jako PDF, skan albo tekst w treści wiadomości, spedytor przepisuje je do TMS, potem przepisuje dane z CMR i faktury przewoźnika do rozliczenia. Model AI czyta te dokumenty w każdym układzie, bez szablonu dla każdego klienta, i oddaje dane do systemu z oznaczeniem pól, przy których nie jest pewny.

Według widełek polskiego integratora dla firm z flotą od 50 do 200 pojazdów odczyt CMR i faktur kosztuje od 50 000 do 120 000 zł netto, a automatyzacja przyjmowania standardowych zleceń od klientów od 60 000 do 150 000 zł netto. Zwrot w obu przypadkach podawany jest jako krótszy niż 12 miesięcy. Pełny program obejmujący dokumenty, zlecenia, optymalizację tras z integracją TMS, awizacje i raportowanie rozkłada się na rok i kosztuje od 200 000 do 400 000 zł netto.

Mniejsza firma nie musi zaczynać od takiej kwoty. Pojedynczy agent AI, który czyta zlecenia z jednej skrzynki i zakłada je w systemie, buduje się na platformie n8n albo Make za kilka do kilkunastu tysięcy złotych, a faktury przewoźników można wpuścić w elektroniczny obieg faktur z odczytem przez AI. Warunek jest jeden: system TMS musi mieć API albo import plików, bo inaczej agent nie ma gdzie oddać danych.

Program dla spedycji z AI czy AI obok obecnego TMS

Polskie systemy TMS dla małych i średnich firm są tanie. iCargo kosztuje 134,90 zł netto miesięcznie za konto przy płatności miesięcznej i około 102 zł przy rocznej, TMS+ zaczyna się od 179 zł netto miesięcznie za 50 dokumentów przy nielimitowanej liczbie stanowisk. Te programy porządkują zlecenia, fakturowanie i rozrachunki, ale w opisach swoich planów nie mają odczytu dokumentów przez AI ani układania tras.

Dlatego najczęstszy układ w firmie transportowej to TMS, który już jest, plus AI obok niego: program do tras połączony z TMS przez API albo eksport, agent do zleceń zakładający zlecenia w TMS i odczyt dokumentów, który oddaje dane do TMS i programu księgowego. Zmiana TMS tylko po to, żeby mieć AI, rzadko się opłaca, bo przeniesienie historii kontrahentów i rozrachunków kosztuje więcej niż integracja.

Wyjątek to firma, która rośnie z kilkunastu do kilkudziesięciu pojazdów i i tak wymienia system. Wtedy warto pytać dostawców wprost o API, import zleceń z maila i integrację z programem do tras, zanim podpiszesz umowę.

Lokalizacja kierowców, RODO i AI Act w firmie transportowej

Program do tras i telematyka zbierają pozycję pojazdu, a więc pośrednio lokalizację kierowcy. Art. 22³ Kodeksu pracy pozwala stosować inne formy monitorowania niż monitoring wizyjny i poczty, w tym GPS, jeśli jest to konieczne do zapewnienia organizacji pracy i właściwego użytkowania narzędzi. Pracownicy muszą wiedzieć o celu, zakresie i sposobie monitorowania, a informację przekazuje się co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem. Kierowcy na umowie B2B potrzebują tych samych informacji w umowie i klauzuli RODO.

Osobna sprawa to ocena kierowców przez algorytm. System, który na podstawie danych z telematyki ocenia styl jazdy, wydajność albo zachowanie pracownika i wpływa na premie lub zwolnienia, mieści się w kategorii zatrudnienia z załącznika III AI Act, czyli wśród systemów wysokiego ryzyka. Obowiązki dla tej kategorii stosuje się od 2 grudnia 2027 roku, więc firma, która dziś wdraża scoring kierowców, powinna od razu zostawić człowieka przy każdej decyzji kadrowej. Szczegóły opisujemy na stronach AI Act dla firm i RODO a sztuczna inteligencja w firmie.

Dokumenty przewozowe zawierają dane osobowe kierowców i odbiorców. Jeśli odczyt robi zewnętrzna usługa, potrzebujesz umowy powierzenia i informacji, gdzie dane są przetwarzane. Dostawców, którzy przetwarzają dane w EOG, wybiera się łatwiej niż tych, przy których trzeba sprawdzać podstawę transferu.

Jak wybrać wykonawcę wdrożenia AI w logistyce

Wdrożenie AI w transporcie to praca na styku TMS, telematyki, programu księgowego i skrzynek mailowych spedytorów. Zanim podpiszesz umowę, zadaj wykonawcy te pytania.

• Z jakimi systemami TMS i telematyki pracował i czy pokaże działającą integrację u firmy z podobną flotą?
• Czy zrobi test na naszych dokumentach, na przykład stu zleceniach i CMR z ostatniego miesiąca, zanim przedstawi wycenę całości?
• Jaka skuteczność odczytu albo jaki spadek pustych kilometrów trafi do umowy jako warunek odbioru i jak zostanie zmierzony?
• Co się dzieje z dokumentem, którego model nie odczytał, i kto w firmie dostaje go do ręcznej kontroli?
• Gdzie będą przetwarzane dokumenty i dane lokalizacji, w jakim kraju i na podstawie jakiej umowy powierzenia?
• W jakiej formie odbierzemy przepływy, konfigurację i dane, jeśli zmienimy wykonawcę?