Automatyzacja procesów biznesowych w firmie

Który proces wybrać na początek

Najczęstszy błąd to zaczynanie od procesu najważniejszego. Proces najważniejszy jest zwykle najbardziej złożony, obarczony największym ryzykiem i najtrudniejszy do zmiany, więc projekt grzęźnie na etapie uzgodnień.

Dobry pierwszy proces spełnia cztery warunki naraz: powtarza się często, ma jasny początek i koniec, jego wynik da się sprawdzić, a jego zatrzymanie na jeden dzień nie zatrzymuje firmy. Takich procesów w każdej firmie jest kilka.

• Przepisywanie danych z maila albo pliku do systemu.
• Odpowiedzi na powtarzalne pytania klientów i pracowników.
• Obieg dokumentu kosztowego do akceptacji.
• Przygotowanie standardowego zestawienia albo raportu.

Jak policzyć, czy to się opłaca

Rachunek jest prosty i nie wymaga narzędzi: liczba wystąpień w miesiącu razy czas jednego wystąpienia daje godziny. Do tego dochodzi koszt błędów, czyli ile razy w miesiącu ktoś poprawia pomyłkę i ile ta poprawka kosztuje.

Po drugiej stronie stoi koszt wdrożenia i utrzymania: praca wykonawcy, abonament narzędzia, czas własnego zespołu przy uruchomieniu. Jeżeli te dwie liczby są zbliżone, projekt nie jest gotowy, bo pierwszy nieprzewidziany problem przechyli szalę.

Warto policzyć również koszt nierobienia niczego w procesie, który rośnie. Proces obsługiwany ręcznie przy podwojeniu wolumenu wymaga drugiego etatu, a proces zautomatyzowany zwykle nie.

Co idzie nie tak najczęściej

• Automatyzacja procesu, który jest zły. Szybciej wykonywany zły proces zostaje złym procesem.
• Brak właściciela po stronie firmy. Wykonawca nie wie, kto ma prawo rozstrzygnąć wątpliwość, więc projekt czeka.
• Pominięcie wyjątków. Osiemdziesiąt procent przypadków obsługuje się łatwo, a pozostałe dwadzieścia decyduje o tym, czy zespół zacznie korzystać z rozwiązania.
• Brak dokumentacji po wdrożeniu. Za rok nikt nie pamięta, dlaczego przepływ wygląda tak, jak wygląda.