Blog
KSeF dla biura rachunkowego, ile kosztuje program do pobierania faktur klientów
Biuro rachunkowe obsługujące klientów w KSeF płaci dziś za program od kilku do kilkudziesięciu złotych netto miesięcznie za klienta. wFirma bierze 24 zł za każdego klienta, KSeFEO 699 zł za pakiet do 100 klientów i 6,99 zł za każdego kolejnego, FakturaXL 40 zł za każde 10 firm, a SaldeoSMART daje funkcje KSeF bez dopłaty w planach od 259 zł miesięcznie. Najtańszy wybór zależy od liczby klientów i od tego, czy program ma też odczytywać dokumenty spoza KSeF. Poniżej rachunek dla trzech wielkości biura.
Czego biuro rachunkowe potrzebuje od programu do KSeF
Sam dostęp do KSeF biuro ma za darmo. Klient nadaje biuru uprawnienia na NIP biura albo na PESEL konkretnej księgowej, a biuro loguje się raz i przełącza między kontekstami klientów. Problem zaczyna się przy skali. Przy trzydziestu klientach ręczne pobieranie faktur z aplikacji ministerstwa, eksport do programu księgowego i pilnowanie, kto co zaakceptował, zajmuje zespołowi kilka dni w miesiącu.
Dlatego biura kupują program, który robi cztery rzeczy. Pobiera faktury kosztowe wszystkich klientów automatycznie. Prosi klienta o akceptację kosztu albo opis, zanim dokument trafi do księgowania. Eksportuje dane do programu księgowego biura (Comarch ERP Optima, Symfonia, Rewizor, enova365). Pokazuje na jednym ekranie, u którego klienta coś czeka. Programy różnią się głównie tym, jak liczą cenę: za klienta, za pakiet klientów albo za plan z kredytami na odczyt dokumentów.
Ceny programów do KSeF dla biur rachunkowych w 2026 roku
Poniższe ceny pochodzą z cenników dostawców sprawdzonych we wrześniu 2026 roku. Wszystkie kwoty są netto. Dostawcy zmieniają pakiety częściej niż przed wejściem KSeF, więc przed podpisaniem umowy sprawdź aktualny cennik.
| Program | Model ceny | Cena netto | Co ważne dla biura |
|---|---|---|---|
| wFirma dla biur rachunkowych | Za klienta | 24 zł miesięcznie za każdego klienta | Automatyczne pobieranie z KSeF, akceptacja przez klienta, podpowiedzi dekretacji, historia działań, 30 dni próby |
| KSeFEO | Pakiet klientów | 699 zł miesięcznie do 100 klientów, 6,99 zł za każdego kolejnego | Jeden panel faktur wszystkich klientów, dostęp pracownika tylko do jego klientów, eksport do programu księgowego |
| FakturaXL dla księgowych | Pakiet po 10 firm | Pełny 40 zł za 10 firm i 40 zł za każde kolejne 10, VIP 389 zł za 100 firm | Pełny ma 3 użytkowników, VIP bez limitu, eksport do Optimy, Rachmistrza i Symfonii |
| SaldeoSMART dla biur | Plan z kredytami | Asystent księgowego 259 zł (3 klientów), Specjalista biura 379 zł, Ekspert biura 739 zł miesięcznie | KSeF bez dopłaty w każdym planie, odczyt dokumentów spoza KSeF za kredyty, 1 kredyt to 1 strona |
Ile zapłaci biuro z 20, 60 i 150 klientami
Liczymy sam abonament programu w miesiącu, bez kredytów na odczyt dokumentów i bez programu księgowego, który biuro już ma. Biuro A obsługuje 20 klientów, biuro B 60 klientów, biuro C 150 klientów. W FakturaXL wybieramy tańszy z dwóch pakietów, pamiętając, że plan Pełny ma tylko trzech użytkowników.
| Biuro | wFirma | KSeFEO | FakturaXL | SaldeoSMART Specjalista biura |
|---|---|---|---|---|
| A, 20 klientów | 480 zł | 699 zł | 80 zł (Pełny) | 379 zł plus kredyty |
| B, 60 klientów | 1 440 zł | 699 zł | 240 zł (Pełny) albo 389 zł (VIP) | 379 zł plus kredyty |
| C, 150 klientów | 3 600 zł | 1 048,50 zł | 589 zł (VIP plus 5 pakietów po 10) | 379 zł plus kredyty |
Najtańszy program nie zawsze wychodzi najtaniej
Z tabeli wynika, że rozliczenie za klienta opłaca się małym biurom, a przy kilkudziesięciu klientach wygrywają pakiety i plany ryczałtowe. To jednak tylko połowa rachunku. Druga połowa to godziny zespołu, które program oszczędza albo nie.
KSeF obejmuje faktury krajowe, ale nie paragony, faktury od zagranicznych dostawców, noty, bilety ani dokumenty wewnętrzne. U typowego klienta biura to wciąż część dokumentów każdego miesiąca. Program, który tylko pobiera z KSeF, zostawia je do ręcznego wprowadzenia. SaldeoSMART odczytuje je za kredyty, a jeśli wybierasz tańszy program do samego KSeF, odczyt reszty dokumentów trzeba rozwiązać osobno, na przykład narzędziem OCR albo automatyzacją na zamówienie. Porównanie narzędzi AI do odczytu i dekretacji znajdziesz na stronie AI w księgowości dla biura rachunkowego.
Drugi koszt ukryty to eksport. Jeśli program eksportuje do twojego programu księgowego tylko plik, który ktoś musi ręcznie zaimportować i poprawić, oszczędność z automatycznego pobierania znika. Sprawdź to na próbie, na prawdziwym miesiącu jednego klienta.
Pięć pytań przed wyborem programu
Te pytania warto zadać dostawcy albo sprawdzić w okresie próbnym, zanim przeniesiesz do programu wszystkich klientów.
- Czy program pobiera faktury wszystkich klientów sam, według harmonogramu, czy księgowa musi to uruchamiać dla każdego klienta?
- Do którego programu księgowego eksportuje dane i czy eksport obejmuje dekretację, czy tylko nagłówek faktury?
- Jak klient akceptuje koszt: w aplikacji, mailem, czy w ogóle nie ma takiej ścieżki?
- Czy pracownik widzi tylko swoich klientów i czy da się mu odebrać dostęp jednym kliknięciem po odejściu z biura?
- Co program robi z dokumentami spoza KSeF i ile kosztuje ich odczyt przy twojej liczbie klientów?
Umowa z klientem i dane w programie
Program do KSeF przetwarza dane z faktur klientów biura, więc z punktu widzenia RODO jest dalszym podmiotem przetwarzającym. Art. 28 ust. 2 RODO wymaga na to zgody klienta, szczegółowej albo ogólnej z prawem sprzeciwu. Jeśli twoje umowy z klientami tego nie przewidują, aneks trzeba przygotować przed przeniesieniem danych, a nie po. To samo dotyczy narzędzi AI do odczytu dokumentów, co opisujemy w tekście RODO a sztuczna inteligencja w firmie.
Program do faktur to tylko część pracy biura. Terminy deklaracji, braki dokumentów i status każdego klienta wiele biur prowadzi w osobnym programie dla biura rachunkowego, w którym wszyscy klienci są na jednej tablicy, a program do KSeF podłącza do niego jako źródło faktur.
Kiedy zlecić automatyzację zamiast kupować kolejny program
Gdy biuro ma ponad sto klientów, własny program księgowy i kilka źródeł dokumentów, gotowy program do KSeF często nie wystarcza. Wtedy opłaca się połączenie na zamówienie: pobieranie z KSeF przez API, odczyt pozostałych dokumentów przez OCR, reguły dekretacji dla stałych dostawców i przypomnienia dla klientów o brakach. Wykonawcy podają, że sam OCR faktur dla biura z 50 klientami zaczyna się od około 8 000 zł, a pełna automatyzacja dla biura ze 100 i więcej klientami to zwykle 25 000 do 45 000 zł.
Prostsze elementy, takie jak automatyczne przypomnienia o brakujących dokumentach, da się zbudować na n8n za kilka tysięcy złotych. Całą ścieżkę faktury od pobrania do eksportu opisujemy na stronie elektroniczny obieg faktur, a sprawdzonych wykonawców takich wdrożeń znajdziesz w katalogu wykonawców.